Grundlagen
Was ist eine E-Rechnung?
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist, was die Norm EN 16931 regelt und wie strukturierte Daten und Sichtdarstellung zusammenhängen.
Die rechtliche Definition
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Entscheidend ist also nicht, dass eine Rechnung digital vorliegt, sondern dass ihre Inhalte – Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Parteien – als maschinenlesbare Datenfelder übermittelt werden.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Ein PDF ist eine visuelle Darstellung. Ein Mensch kann es lesen, eine Software muss die Inhalte jedoch erst per Texterkennung extrahieren – mit entsprechender Fehleranfälligkeit.
Seit 2025 gelten PDF-, Papier- und andere unstrukturierte Formate als „sonstige Rechnungen“. Sie sind nur noch innerhalb der Übergangsfristen oder in Ausnahmefällen zulässig.
Die Norm EN 16931
Die europäische Norm EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell für die Kernrechnung: welche Informationen enthalten sein müssen, wie sie heißen und in welchem Verhältnis sie stehen.
Die Norm legt außerdem zwei zulässige Syntaxen fest: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Nationale Formate wie XRechnung sind sogenannte Spezifikationen (CIUS) dieser Norm.
- Semantisches Modell: Was muss eine Rechnung enthalten?
- Syntax-Bindungen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII
- Geschäftsregeln: Validierung von Pflichtfeldern und Berechnungen
Strukturierte Daten und Sichtdarstellung
Hybride Formate wie ZUGFeRD kombinieren ein PDF für das menschliche Auge mit einer eingebetteten XML-Datei. Weichen beide voneinander ab, ist der XML-Datensatz maßgeblich.
Reine XML-Formate wie XRechnung benötigen für die Ansicht eine Visualisierung, etwa durch einen Viewer oder das ERP-System.