Leitfaden Deutschland · Stand Oktober 2026
E-Rechnung in Deutschland: Pflichten, Fristen und Formate
01Auf einen Blick
- Empfangspflicht
- Seit 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen (B2B)
- Ausstellungspflicht
- Ab 2027 (Umsatz > 800.000 €), ab 2028 für alle
- B2B
- Inländische Umsätze zwischen Unternehmern
- B2G
- Bereits seit 2020 verpflichtend (XRechnung)
- Formate
- EN 16931-konform: XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931
- Rechtsgrundlage
- § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes
02Für wen gelten die Anforderungen
Betroffen
Alle im Inland ansässigen Unternehmer bei Umsätzen an andere inländische Unternehmer.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Nicht betroffen
B2C-Umsätze an Privatpersonen sowie grenzüberschreitende Umsätze.
03Zeitplan
Gesetzlich verankert · 01.01.2025
Empfangspflicht
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg.
04Gesamtarchitektur
Leitfaden E-Rechnung Deutschland
So fließt die E-Rechnung in Deutschland
Die Rechnung wird einmal nach einem gemeinsamen Datenmodell erstellt. Format und Übertragungsweg richten sich nach dem Empfänger.
- 2025Empfang für alle Pflicht
- 2027Ausstellung ab 800.000 € Umsatz
- 2028Ausstellung für alle Pflicht
01 Rechnungssteller
Rechnungssystem
ERP, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsportal
02 Datenmodell
EN 16931
Europäische Norm: Pflichtfelder und Regeln
03 Format
XRechnung
Reines XML, UBL oder CII
Standard für Behörden
ZUGFeRD
PDF mit eingebettetem XML
Für Mensch und System lesbar
Peppol BIS 3.0
UBL, für das Peppol-Netzwerk
International verbreitet
04 Übertragungsweg
Peppol-Netzwerk
Registrierte Empfänger, Behörden
E-Mail
Rechnungsdatei im Anhang
EDI oder Portal
Bestehende Geschäftspartner
05 Empfänger
Eingangsrechnung
Seit 2025 für alle Pflicht
01 Empfangen
Jeder Kanal, jedes Format
02 Prüfen
Nach EN-16931-Regeln
03 Anzeigen
XML wird lesbar
04 Verarbeiten
Freigabe und Buchung
Keine zentrale Plattform
Format und Kanal vereinbaren die Geschäftspartner.
Rechnungen an Behörden (B2G)
Per XRechnung mit Leitweg-ID.
Archivierung
Die originale XML-Datei wird 8 Jahre aufbewahrt.
05Formate & Übertragung
Rein strukturiert
XRechnung
XML-Datensatz (UBL oder CII) ohne Sichtdarstellung. Deutscher Standard der KoSIT, Pflicht im B2G-Bereich.
Hybrides Format
ZUGFeRD
PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Zulässig ab Profil EN 16931; das XML ist rechtlich maßgeblich.
Gemeinsame Basis: Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931. Der Übertragungsweg (E-Mail, Peppol, Portal) ist frei wählbar.
06Praxis-Checkliste
1. Prozessanalyse
Rechnungsein- und -ausgangsprozesse inklusive Volumen dokumentieren.
2. Stammdaten
Kunden- und Lieferantendaten, Leitweg-IDs und Peppol-IDs pflegen.
3. ERP-Fähigkeit
Prüfen, ob das ERP strukturierte Formate erzeugen und einlesen kann.
4. Validierung
Eingehende Rechnungen gegen EN 16931 und XRechnung-Regeln prüfen.
5. Übertragungswege
Kanäle festlegen: Peppol, E-Mail, Portal oder EDI.
6. GoBD-konforme Archivierung
Strukturierte Datensätze unveränderbar aufbewahren.
7. Testphasen
Testläufe mit ausgewählten Geschäftspartnern einplanen.
8. Zuständigkeiten
Verantwortung zwischen Finanzen, IT und Einkauf klären.
07Häufige Fragen
08Offizielle Quellen
Wie setzen Sie die Anforderungen technisch um?
Von SAP-Integration bis Webportal: die Lösungswege für Ihre Systemlandschaft im Vergleich.
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